Comment mettre un message d’absence sur Outlook (PC, Web, App)

Comment mettre un message d’absence sur Outlook (PC, Web, App)

Pourquoi activer un message d’absence ?

Activer un message d’absence sur Outlook est essentiel pour rester professionnel, même lorsque vous êtes indisponible. Que vous partiez en vacances, en congé maladie ou en déplacement, ce message informe vos contacts que vous n’êtes pas joignable, tout en leur apportant des indications utiles : une date de retour, un contact de remplacement, ou des consignes à suivre.

Paramétrer un message d’absence sur Outlook Web

1. Connectez-vous à Outlook depuis votre navigateur (webmail Outlook ou via Office.com).
2. Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite, puis sur « Afficher tous les paramètres d’Outlook ».
3. Allez dans l’onglet Courrier > Réponses automatiques.
4. Activez « Réponses automatiques », définissez la période souhaitée (facultatif), puis rédigez votre message.
5. Vous pouvez choisir d’envoyer une réponse différente aux personnes en dehors de votre organisation.

Astuce : cochez « Envoyer des réponses uniquement pendant cette période » pour ne pas avoir à désactiver manuellement le message.

Paramétrer un message d’absence sur l’application Outlook (PC)

1. Ouvrez Outlook sur votre ordinateur.
2. Allez dans l’onglet Fichier (en haut à gauche).
3. Cliquez sur « Réponses automatiques (Absent du bureau) ».
4. Activez l’option « Envoyer des réponses automatiques ».
5. Définissez les dates de début et de fin, puis rédigez le message souhaité pour vos collègues et/ou contacts externes.
6. Cliquez sur OK pour enregistrer.

Bon à savoir : cette fonctionnalité est disponible uniquement si vous utilisez un compte professionnel ou scolaire (Exchange).

Paramétrer un message d’absence sur mobile (Outlook App)

1. Ouvrez l’application Outlook sur votre smartphone.
2. Accédez aux paramètres (icône d’engrenage).
3. Sélectionnez votre compte mail.
4. Touchez « Réponses automatiques ».
5. Activez l’option, définissez la période souhaitée, puis rédigez votre message.
6. Enregistrez les modifications.

Exemples de messages d’absence efficaces

Voici quelques modèles que vous pouvez adapter selon votre contexte :

Exemple 1 – Professionnel standard :

Bonjour,
Je suis actuellement en congé jusqu’au 28 août inclus. Je ne pourrai pas répondre à vos messages durant cette période.
Pour toute urgence, vous pouvez contacter [Nom + adresse email du collègue].
Merci de votre compréhension.

Exemple 2 – Version plus simple :

Bonjour,
Je suis absent(e) du bureau jusqu’au 28 août. Je prendrai connaissance de votre message à mon retour.
Merci et à bientôt.

Exemple 3 – Pour les contacts externes :

Merci pour votre message.
Je suis indisponible jusqu’au 28 août et n’ai pas accès à mes emails.
Pour toute demande urgente, contactez notre service à contact@entreprise.com.

Mettre un message d’absence sur Outlook ! Ce qu’il faut retenir

Mettre en place un message d’absence dans Outlook est un geste simple, mais indispensable pour assurer une bonne communication, même en votre absence. En quelques clics, vous informez vos contacts tout en préservant votre image professionnelle.

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FAQ

Peut-on programmer un message d’absence à l’avance ?

Oui, Outlook permet de définir une période spécifique pour activer automatiquement la réponse d’absence. Cela évite de devoir penser à l’activer ou la désactiver manuellement.

Le message fonctionne-t-il en dehors de l’entreprise ?

Oui, si vous cochez l’option permettant d’envoyer une réponse automatique aux personnes extérieures à votre organisation. Vous pouvez même personnaliser un message différent.

Comment désactiver un message d’absence automatiquement ?

En définissant une date de fin lors de la configuration. Outlook désactivera alors le message d’absence automatiquement une fois cette date passée.

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